Cómo organizar una conferencia juvenil

Las conferencias juveniles ofrecen una excelente forma para que los chicos se desconecten de su rutina, entren en un nuevo espacio, aprendan habilidades y forjen amistades duraderas. Ya sea en tu ciudad o a horas de distancia, una conferencia juvenil bien preparada puede cambiar vidas. Con planificación anticipada y ayuda de tus iguales, puedes marcar la diferencia en la vida de los jóvenes de tu zona organizando y alojando una conferencia exitosa.

Instrucciones

1. Forma un comité. Recluta en tu iglesia, vecindario y red social para conseguir un grupo fuerte de adultos responsables y divertidos que te ayuden a planificar. Recuerda, muchas manos hacen el trabajo ligero. No tienes que hacerlo solo. Pregunta a los miembros del comité quién también querría ser monitor.

2. Elige un tema. Elegir un tema hará la conferencia más cohesionada y generará ilusión. Piensa en el grupo de edad de los asistentes y en qué están ahora: series que ven, música que escuchan. Considera un mensaje que quieras transmitir. Todo esto ayudará a definir el tema.

3. Encuentra lugar para el evento. Investiga venues de conferencias para saber tipos de lugares disponibles. Con tu comité, decidid dónde, usando info como coste por noche, kilometraje y servicios. Decidid si local o lejos. Tener esto claro ayudará a los padres a decidir si apuntan a sus hijos.

4. Inicia hoja de inscripción. Para presupuesto, es bueno saber cuántas bocas alimentar y cuántos chicos tendrás a cargo. Cuanto antes des a conocer la conferencia y consigas compromisos, mejor. Pon fecha límite de inscripción para avisar al venue y al comité cuántos chicos hay.

5. Establece presupuesto. Estima coste de gas si provees transporte. Estima comidas para cuánta gente. Que el comité ayude, y averigua quién tiene contactos con recursos locales que donen comida, tarjetas de gas, etc. Quizás tu barrio tenga una fábrica de galletas dispuesta a donar. Considera pedir patrocinio a empresas donde trabajen miembros del comité.

6. Organiza transporte. Asegúrate de que el conductor tiene carné actualizado con la designación apropiada para el tamaño del vehículo. Vehículos grandes como autobuses requieren certificación adicional, ej. CAP si usarás autobús completo.

7. Haz lista de verificación para padres e hijos. A los padres les gustan los detalles. Cuanta más info des sobre ubicación, duración, clima y actividades, mejor. Útil también dar lista de qué comprar, qué meter en la maleta y qué esperar. Cuanto más preparados vengan, más diversión tendrán los chicos y menos estrés los monitores.

8. Planifica rompehielos y otras actividades además de talleres. Asume que habrá al menos un niño que no conoce a nadie. Los rompehielos ayudan a que se conozcan y se sientan cómodos en entorno nuevo.

9. Contrata seguro. Mantén la seguridad; asegúrate de que todos están cubiertos ante lesión accidental. Contacta tu aseguradora local para info sobre seguros de viaje.

10. Haz verificaciones de antecedentes de los monitores jóvenes. Paso muy importante que a menudo se pasa por alto. Nunca asumas. Tu agencia local de policía puede ayudarte a encontrar el recurso adecuado para verificar antecedentes de quienes se ofrecen como monitores. También es buena idea establecer directrices de seguridad para proteger a los niños que viajan y a los adultos que los acompañan. La web de Boy Scouts tiene una página útil sobre Protección Juvenil.