Cómo planificar un viaje educativo a Europa para estudiantes de secundaria

Mejora la educación de los estudiantes ofreciendo excursiones de viaje a Europa u otros destinos. Antes de comenzar, revisa la política de tu distrito escolar sobre viajes internacionales. Si tu distrito no avala los viajes con estudiantes, debes asegurarte de que los padres y estudiantes entiendan que el distrito no avala los viajes internacionales y que tú estás organizando el viaje como consultor independiente. Además, asegura un lugar lo suficientemente grande para celebrar reuniones para estudiantes y padres. Consulta bibliotecas, edificios de parques del condado o casas de clubes para posibles lugares de reunión.

Qué necesitarás

• Carta de presentación
• Folleto de viaje
• Calendario escolar
• Información de contacto
• Contratos de conducta
• Formularios de permiso médico
• Chaperones

Instrucciones

Preparación

1. Elige un grupo de viajes educativos que promueva los viajes de estudiantes. Solicita tener una única persona de contacto para todos los aspectos del viaje en caso de dificultades con vuelos, alojamiento o itinerarios. Decide el destino, fechas, duración del viaje e itinerario antes de promocionar el viaje.

2. Redacta una carta a los padres o tutores de los estudiantes que proporcione el valor del viaje, fechas tentativas, información de contacto y la hora y fecha de la primera reunión informativa, que debe ser al menos 8 meses antes de la fecha de salida.

3. En la primera reunión, proporciona a los padres contratos y un folleto de la compañía de viajes educativos que detalle el viaje: coste del folleto y coste real, que incluye impuestos, cargos suplementarios, tasas por extensiones o excursiones adicionales, tasas de seguro opcional y cuotas de membresía por primera vez.

4. En la segunda reunión, ten preparado un paquete para padres y estudiantes que incluya: un contrato de código de conducta; una carta de autorización médica de emergencia para que puedas obtener atención médica para el estudiante si es necesario; un formulario para necesidades dietéticas o médicas especiales; y un contrato sobre consumo de alcohol, ya que algunos países permiten beber antes de los 18 años. Haz que padres y estudiantes firmen los contratos antes de aceptar un depósito.

5. Comunica al menos una vez cada 3 semanas con los padres sobre cualquier actualización. Envía una carta o ten reuniones con los estudiantes al menos una vez al mes para mantenerlos al tanto de los cambios.

Antes de la llegada al destino

6. Mantente en estrecho contacto con el representante de la organización de viajes. Guarda documentación escrita de cualquier cambio o acuerdo. Pon las solicitudes especiales por escrito. Haz un seguimiento de las conversaciones telefónicas con un correo electrónico detallado.

7. Informa al representante de cualquier necesidad dietética o médica de los estudiantes. Asegúrate de que esta información se transmita a las aerolíneas y al servicio de mensajería antes de tu salida desde Estados Unidos.

8. Solicita lo siguiente: 1) llegar a tu destino por la mañana, en lugar de a última hora de la tarde, porque el día de salida es el día 1, el día de llegada es el día 2; 2) tener solo un cambio de avión, si no puedes tener un vuelo directo; y 3) salir de Europa a media mañana. Pide una copia de los arreglos de vuelo tan pronto como estén disponibles.

9. Verifica la ubicación de los hoteles, que suele estar disponible un mes antes de la salida. Exige que los hoteles estén a poca distancia a pie de las zonas que planeas visitar.

10. Solicita que las cenas proporcionen a los estudiantes una experiencia cultural y que vayan a restaurantes fuera del hotel. La agencia no debería cobrar una tarifa extra por esta solicitud.

Preparación de los estudiantes

11. Conoce a tus estudiantes. Haz arreglos que permitan a los estudiantes compartir habitación con amigos al menos durante parte del viaje. Hazles saber que a veces pueden compartir habitación con otros que no conocen porque la mayoría de las habitaciones albergan a tres o cuatro personas.

12. Repasa las reglas de conducta social con los estudiantes: quitarse el sombrero antes de entrar a un restaurante; decir por favor y gracias a los camareros; recoger después de sí mismos; no gritar a través de la habitación o mesas de comedor; informar a un adulto si se alejan del grupo y nunca irse solos.

13. Explica los puntos de control de seguridad y anima a los estudiantes a asegurarse de conocer y cumplir todas las restricciones de las aerolíneas y la Administración de Seguridad en el Transporte (TSA). Que todos los estudiantes lleven una maleta de mano con todos los elementos esenciales.

14. Corresponde con los estudiantes al menos una vez cada 2 semanas para proporcionarles información, como costumbres locales, tipos de cambio monetario, sitios web informativos, y libros y películas relacionados con tu destino.