Cómo Establecer una Política de Viajes Corporativos
Si tu empresa realiza viajes de negocios regulares, sabes que los viajes pueden convertirse rápidamente en uno de tus mayores gastos. Establecer una política de viajes corporativos es la mejor forma de mantener los costes bajo control y alinear a tus empleados. Una política de viajes asegura que las personas tengan límites y directrices al planificar viajes. Además, con los contratos correctos, tu empresa puede obtener reembolsos y devoluciones a final de año. Cuánto puedes obtener depende del volumen de viajes. Aquí te explicamos cómo establecer una política de viajes corporativos que beneficie a todos.
Instrucciones
Haz una lista de las ciudades en las que tu empresa suele hacer negocios. Determina qué aerolíneas van a todos los destinos necesarios. Contacta con cada aerolínea elegida y pregunta a un representante sobre un contrato corporativo. Usando el presupuesto de viajes previo de tu empresa, estima cuántos viajes hace tu compañía al año. Dile al representante comercial cuánto gasta tu empresa en viajes. Infórmale del número estimado de viajes para el próximo año. Pregunta qué puede ofrecerte la aerolínea si vuelas exclusivamente con ellos. Las aerolíneas pueden ofrecer un par de opciones de ahorro. Contacta con varias aerolíneas y compara. Haz los cálculos y decide qué opción te daría el mayor descuento. Consigue tu acuerdo por escrito.
Repite el proceso de negociación con proveedores de alquiler de coches y hoteles. Mantén al menos dos de cada uno, nunca sabes cuándo pueden estar sobrecargados.
Redáctalo por escrito. Asigna a un miembro del personal o a tu agente de viajes corporativo que redacte todos los detalles de tus nuevas políticas y procedimientos de viaje. Asegúrate de que todos los empleados sepan que se espera que respeten tus acuerdos negociados. Haz una política de empresa que los viajes se reserven solo con tus proveedores preferidos. Encuentra una forma de hacer cumplir esto revisando los viajes y teniendo un sistema de aprobación. No quieres abrumar a tus empleados siendo demasiado estricto, pero explica la razón por la que todo esto debe seguirse para el beneficio de todos.
Haz seguimiento. Pide a los distintos proveedores de viajes que te suministren un informe trimestral para rastrear el uso. Que tu departamento de contabilidad inicie una base de datos registrando todos los gastos relacionados con viajes. Reúnete con empleados que no sigan la política y recalca la importancia del ahorro de costes. Tu empresa puede ahorrar miles de dólares al año adheriéndose a una política de viajes negociada.
Utiliza un agente de viajes. Si no tienes un agente de viajes interno, busca una agencia especializada en viajes corporativos. Informa a tu agente de tus transportistas preferidos y contratos. Tu agente puede entonces ayudar a todos tus empleados cuando reserven viajes corporativos. Esto será apreciado por tus empleados ya que les quita una carga de trabajo, y te dará tranquilidad sabiendo que tu política de viajes corporativos se está cumpliendo.
