Cómo escribir una RFP de alojamiento hotelero

Empresas y organizaciones suelen celebrar reuniones y conferencias regularmente, y envían delegaciones a ferias. A veces, familias viajan a un punto central para reuniones. En todos los casos se necesita alojamiento. Por eso, una parte clave de la planificación es escribir una Solicitud de Propuesta (RFP) a varios hoteles y centros de conferencias para ver cuál ofrece habitaciones, servicios y comodidades que tu grupo necesita al mejor precio.

Lo que necesitarás

• Ordenador con procesador de textos
• Impresora
• Lista de requisitos
• Presupuesto

Instrucciones

1. Crea una portada con: título de la propuesta ("RFP Alojamiento Hotelero"), nombre del evento y empresa, datos de contacto del responsable (nombre, dirección, email, teléfono, fax), fechas del evento.

2. Explica los hechos. Primer párrafo: tu grupo y nº asistentes, info del evento (congreso anual, taller bimestral?), si necesitas salas de reuniones/banquetes, fechas.

3. Incluye discusión completa de requisitos bajo el encabezado "Requisitos". Usa subencabezados: "Fechas" (llegada/salida con horas), "Tipos de habitaciones" (cuántas con cama king, queen, dobles, suites), habitaciones no fumadores/accesibles. "Comidas" si las necesitas (cuáles y qué días), tamaño de salas de reuniones/banquetes.

4. Añade subencabezado "Peticiones adicionales". Equipo audiovisual, parking, traslados aeropuerto, gimnasio, piscina climatizada, WiFi.

5. Escribe la sección "Presupuesto". Máximo dispuesto a pagar por habitación, tarifa por persona para banquetes, costes de alquiler de salas y refrigerios.