Cómo planificar viajes en grupo

Ya sea que estés planeando unas vacaciones familiares grandes, un viaje escolar u otro viaje en grupo, necesitas estar organizado desde el principio. Antes de comenzar a planificar, debes conocer el propósito del viaje y quiénes van. Compra un cuaderno o una carpeta expandible para guardar registros de tours, precios y todo lo que necesites hacer durante la planificación. Dependiendo del tamaño de tu grupo, deberás empezar a planificar con al menos seis meses de antelación.

Instrucciones

1. Elige el destino con tu grupo. Siéntense y decidan a dónde quieren ir, qué quieren ver y qué objetivos esperan lograr. Si es para una escuela, elijan un lugar donde los niños puedan divertirse y aprender. Planifiquen ir a algún sitio histórico, como la capital de su estado, Washington D.C. u otro sitio histórico. Para iglesias, elijan un lugar donde el grupo pueda aprender y ayudar a otros, como una comunidad sin un sistema escolar fuerte donde puedan ayudar a estudiantes con lectura, matemáticas y otras materias.
2. Busca hoteles en el destino. Llama y obtén información y tarifas para la fecha y ubicación planeada. Pregunta por tarifas de grupo y descuentos especiales si tienes más de cierto número de personas y habitaciones. Ten en cuenta que algunas agencias consideran grupo a más de 15 personas. Asegúrate de tener ese número antes de solicitar tarifas de grupo.
3. Encuentra actividades locales. Visita una agencia de viajes, librería, biblioteca o busca online cosas que hacer en el destino. Llama al hotel o a la Cámara de Comercio local. Revisa el material recopilado y elige lo apropiado para tu grupo, propón tus ideas y decidan juntos para que la mayoría esté contenta.
4. Decide el transporte. Avión, autobús, tren o coche. Si viajas en avión, tren o autobús no fletado, averigua cómo se moverá el grupo en el destino. Investiga alquileres y opciones de transporte público.
5. Escribe un itinerario. Incluye calendario de depósitos, pagos finales y última fecha para cancelar con reembolso. También lista actividades, horas de salida y llegada durante el viaje.
6. Haz las reservas. Una vez tengas los depósitos, reserva hoteles y transporte definitivos. Obtén confirmaciones de agencias, hoteles y transporte. Guarda todas las confirmaciones y lista de depósitos de cada miembro en carpetas separadas para consultar si alguien pregunta cuánto debe.
7. Programa tours y reservas de restaurantes. Revisa el itinerario, haz una lista de tours y restaurantes con datos de contacto y llama para concertar horarios para tu grupo.