Cómo escribir una carta de autorización

Las cartas de autorización se utilizan a veces para garantizar que un individuo determinado tenga acceso a recursos que son competencia de otro individuo, o como medio para conceder la capacidad o privilegio de realizar alguna tarea. La carta de autorización se usa a menudo como medio para garantizar la legalidad del acceso a recursos, o para definir los parámetros de los privilegios que se otorgan a un individuo. Aquí hay algunos consejos sobre cómo escribir una carta de autorización básica.

Cosas que necesitarás

• Computadora
• Programa de procesamiento de textos
• Impresora
• Papel membretado de la empresa u organización
• Bolígrafo

Instrucciones

1. Determina el tipo de autorización que se requiere. ¿La autorización pretende permitir el acceso a varios archivos, sistemas u otros recursos de la empresa? Quizás la autorización pretende conferir autoridad temporal para actuar en un puesto hasta que se organice algo más permanente. Definir el propósito y el alcance de la autorización facilitará la redacción del contenido de la carta.

2. Asegura el nombre y la dirección de la parte que va a recibir la carta de autorización. Aunque se consideraba algo obvio en el pasado, este paso a veces se pasa por alto en entornos empresariales más informales. Una carta de autorización adecuada siempre se dirige a un individuo específico que tiene la autoridad para reconocer e implementar las disposiciones descritas en el texto de la carta.

3. Obtén el nombre propio y algún tipo de información de identificación calificadora del individuo a quien se le concede la autorización especial. El uso del nombre propio, en lugar de un apodo o versión abreviada, será necesario si la carta de autorización requiere notarización como parte del proceso. La información de identificación puede ser un número de empleado, Número de Seguro Social, u otra forma de identificación que asegure al destinatario que el individuo nombrado en la carta es la misma persona a quien se le conceden los privilegios o derechos mencionados en el texto.

4. Escribe el cuerpo de la carta. En el primer párrafo, identifica a la persona a quien se le concede la autorización junto con una descripción general de los tipos de recursos o capacidades que se conceden. En los siguientes párrafos, especifica el alcance o alcance de la autorización, incluyendo cualquier autorización auxiliar que no sea evidente o relacionada con el propósito principal. En el párrafo final, especifica la duración de la autorización con un rango de fechas. Si el período de autorización es indefinido, especifica la fecha de inicio y que la autorización permanecerá en vigor hasta nuevo aviso.

5. Cierra con información sobre la capacidad de la parte emisora para asignar autoridad de esta naturaleza. Esto puede ser algo tan simple como incluir el título de la empresa de la parte, como presidente o jefe de un departamento. El uso del título sirve como prueba de que el emisor de la carta puede de hecho extender estos tipos de derechos o privilegios al destinatario.